重庆财经学院资助工作档案管理办法及实施细则

重庆财经学院
资助工作档案管理办法及实施细则

 

第一章  总  则

第一条  为了规范本校学生资助工作的档案管理，特制定了本办法。

第二条  学生资助工作档案是指本校在学生资助工作中形成的、反映历史面貌、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

第三条  归档的文件材料必须按年度立卷（特殊情况除外），本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度规定，分别立卷归档。

第四条  承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存，结案后及时交文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带着或者销毁。

第二章  档案管理机构人员及职责

第五条  学校资助工作档案管理由学生工作部全面负责，学生工作部资助管理中心具体实施，各学院学生工作办公室安排专人主管。

第六条  校资助管理中心职责：全面负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各学院进行档案管理工作。

第七条  各学院职责：按照本实施细则开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本学院的档案借阅、保密和保管制度；贯彻执行上级资助中心其他意见。

第八条  档案资料切实抓好“五防”（防火、防潮、防尘、防虫、防失）保护工作，依据《高校档案工作管理办法》妥善保管好各类档案，电子档案要对原始数据进行备份保管。

第九条  所有纸质档案都要分类编号装盒存放，并建立档案总目录、资料盒目录，分类装订、分类编号、分类保管、以便查找。档案资料存放要排列有序，编制相关的文号，便于查找。定期对档案保管的状况定期进行检查、清理和核对。

第十条  档案管理人员要严格执行档案保密制度，档案外借必须履行登记手续，所有档案一经存档，未经批准不得更改和外借。

第三章  归档范围

第十一条  校资助管理中心归档材料

（一）贫困生资料库相关材料；

（二）生源地贷款相关材料；

（三）国家奖学金、励志奖学金和助学金汇总表等相关材料；

（四）勤工助学相关材料；

（五）学费减免相关材料；

（六）临时性困难补助相关材料；

（七）建卡贫困户管理相关材料；

（八）重庆财经学院励志奖学金相关材料；

（九）入伍退役补助相关材料；

（十）绿色通道相关材料

（十一）社会资助相关材料；

（十二）资助育人成果相关材料；

（十三）本部门年度工作计划、总结、大事记、管理制度、资金预算、重要发文等相关材料。

第四章  档案归档及索引

第十二条  学校学生资助工作档案采取院校两级管理模式，各学院都要建立健全档案的归档、索引及调阅制度。

第十三条  全校学生资助工作档案采用统一的分类方式和编码格式索引（详见细则）。

第十四条  归档时间要求：各级应当按照年度进行整理归档，在每年6月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

第五章  实施细则

第十五条  实施原则：最大复原原则和可操作性原则。

第十六条  归档材料明细：所有归档材料均采取标准化处理（附件1）

第十七条  归档规范：

（一）归档文件采用“年度——项目——保管期限”分类

（二）档案必须按照统一标准装订，装订顺序为：封面——目录——各级文件——汇总表格——报告——文件——图片——封底。装订后装盒。

（三）以学院为为单位的归档材料采用盒装，档案盒外面为310mm*220mm（文书档案盒，内装A4纸）。

（四）以班级为单位的归档材料采用袋装，档案袋外表规格为330mm*230mm。

（五）建立两级目录：卷外目录和卷内目录。

（六）卷外目录是指档案盒或档案袋外部目录，汇总所有归档材料。

（七）卷内目录是指按照档案盒或档案袋内的文件名称顺序编制页码清单。

（八）装盒（袋）：将归档文件按照卷内目录顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。

（九）备考表是指盒内文件情况说明，整理人、检查人和日期，置于卷内文件之上。

第六章  附  则

第十八条  本管理办法及细则由重庆财经学院学生工作部负责解释。

第十九条  本制度自公布之日起实施。原《重庆工商大学融智学院资助工作档案管理办法及实施细则》（重工商大融〔2017〕155号）废止.

 

附件：归档材料明细

 

 

归档材料明细

编号	项目	明细	保存 年限	备注
1	贫困生库副本	家庭经济困难学生汇总表及贫困证明复印件	长期	按学年度
2	生源地贷款	贷款回执、毕业生还款承诺书、财务对账单、生源地贷款确认表、生源地贷款收据发放表。	长期	按学年度 分学院
3	国家奖学金、励志奖学金和国家助学金	相关文件原件、相关申请表、汇总表、班级确认表、评审报告和公示照片	长期	按年度
4	勤工助学	招聘材料、培训材料、 岗位协议书、工资汇总表	短期	按年度
5	学费减免	申请表、支撑材料复印件、汇总表及下文复印件。	长期	按学年度
6	临时性困难补助	申请表、支撑材料复印件、 汇总表。	长期	按学年度
7	建卡贫困户学生管理	建卡贫困户学生名单、建卡贫困户学生台账、建卡贫困户学生每月生活补贴发放材料复印件。	长期	按学年度
8	重庆财经学院励志奖学金	励志奖学金申请表、汇总表、公示照片、下文复印件、款项发放名单	长期	按学年度
9	入伍退役补助	学费减免申请及发放名单、学费补偿申请及发放名单、家庭优抚金发放名单。	长期	按学年度
10	绿色通道	绿色通道登记审批表、汇总表	长期	按学年度
11	社会资助	申请审批表、汇总表和公示照片	长期	按学年度
12	资助育人	能反映资助育人教育的各种材料，包含但不限于文字、图片和音像材料。	长期	按学年度
13	总结及文件	年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文。	永久	按学年度